Apresentação vs. Relatório: por que seus slides não podem ser os dois

Não dá para correr uma maratona usando pés de pato.

Pés de pato são equipamentos excelentes. Na água, fazem você nadar mais rápido. Numa pista de corrida, fazem você tropeçar.

Muitos problemas em apresentações são, na verdade, problemas de equipamento.

Uma equipe apresenta um relatório: frases inteiras, tabelas densas, gráficos com fonte tamanho 10. Os dados são consistentes. Mas o apresentador acaba lendo os slides em voz alta enquanto o público lê mais rápido, e logo ninguém está prestando atenção em ninguém. Isso é correr de pé de pato.

Aí acontece o contrário. Uma apresentação que funcionou superbem na sala é encaminhada para uma diretora que não estava lá. Ela abre o slide 4: a foto de uma cadeira vazia e três palavras. Sem contexto. Sem apresentador. Ela fecha o arquivo. Isso é tentar nadar de tênis de corrida.

Em ambos os casos, o conteúdo era bom. Só foi feito para a ocasião errada.

Apresentações e relatórios parecem a mesma coisa: ambos são arquivos e ambos costumam ter slides. Mas eles cumprem papéis diferentes.

O que é uma apresentação?

Uma apresentação é uma história contada por alguém. Os slides são apenas parte dela.

O apresentador traz o que um arquivo não consegue entregar: voz, ritmo, aquela pausa antes do número importante, a resposta para a dúvida que alguém estava prestes a perguntar. Os slides fazem o que uma pessoa não consegue: mostram a imagem, tornam a ideia visível, dão à sala algo memorável para fixar.

É por isso que bons slides de apresentação parecem quase vazios. Uma ideia por vez. Poucas palavras. Uma imagem que desperta algo nas pessoas. Estudos sobre memória são unânimes nisso: conteúdos com apelo emocional são gravados com muito mais profundidade do que conteúdos neutros. Em uma apresentação, o que o público sente é o que ele guarda.

Uma apresentação precisa de um apresentador. Sem ele, vira apenas um punhado de pistas soltas.

O que é um relatório?

Um relatório é uma peça de informação pensada para funcionar sem ninguém por perto para explicar.

Ele precisa responder a qualquer dúvida por conta própria. Isso exige frases completas, estrutura clara e dados com contexto suficiente para serem compreendidos de forma autônoma. Um bom relatório permite que alguém passe o olho em cinco minutos e entenda tudo em dez, na sua própria mesa, no seu próprio ritmo.

Relatórios geralmente servem de apoio ou consulta. São enviados antes de uma reunião para que todos cheguem preparados, ou depois, para dar embasamento à decisão tomada.

Um relatório é feito para ser lido, não encenado.

Apresentação vs. relatório num piscar de olhos

O arquivo que tenta ser os dois

Nancy Duarte, autora de Resonate, batizou documentos em formato de slides feitos para leitura de um nome: slidedocs. É um formato superválido. O problema é o arquivo que tenta ser um slidedoc e uma apresentação de palco ao mesmo tempo.

Fica poluído demais para apresentar, então o apresentador acaba lendo os slides enquanto a plateia lê antes dele. E fica fragmentado demais para ler, então quem abre depois encontra tópicos soltos que só faziam sentido com alguém falando por cima.

É colocar pé de pato e tênis de corrida ao mesmo tempo. Você não vai nadar direito e não vai conseguir dar um passo na pista.

Como escolher: basta uma pergunta

Antes de criar o primeiro slide, pergunte-se: vai ter alguém ao lado disso explicando?

• Sim. Crie uma apresentação. Conte uma história. Deixe espaço para a pessoa brilhar.

• Não. Crie um relatório. Deixe a página falar por si só.

• Os dois. Crie dois arquivos: uma apresentação para a sala e um relatório para a caixa de entrada. Dá mais trabalho. Mas é a única solução que realmente funciona nos dois cenários.

Triatletas não nadam de tênis. Eles trocam de equipamento entre uma etapa e outra. A sua história merece o mesmo cuidado.

Por que criamos ambos

Na Lupa, criamos apresentações e relatórios como peças distintas, porque eles cumprem funções distintas. Os clientes costumam nos pedir um único material. Muitas vezes, o que eles realmente precisam são dois: um feito para emocionar ao vivo na sala, e outro feito para ser compreendido muito depois do fim da reunião.

Antes da sua próxima reunião, olhe para os seus pés. Pés de pato ou tênis de corrida?