Apresentação vs. Relatório: por que seus slides não podem ser os dois

Não dá para correr uma prova usando pés de pato.

Pés de pato são ótimos equipamentos. Na água, deixam você mais rápido. Numa pista de corrida, fazem você tropeçar.

Muitos problemas em apresentações são, na verdade, problemas de equipamento.

Uma equipe apresenta um relatório: frases completas, tabelas densas, gráficos com fonte tamanho 10. Os dados são consistentes. Mas o apresentador acaba lendo os slides em voz alta enquanto o público lê adiante e, em pouco tempo, ninguém mais presta atenção em nada. Isso é correr de pés de pato na pista.

Aí acontece o contrário. Uma apresentação que funcionou superbem ao vivo é encaminhada para uma diretora que não estava presente. Ela abre o slide 4: a foto de uma cadeira vazia e três palavras soltas. Sem contexto. Sem apresentador. Ela fecha o arquivo. Isso é tentar nadar de tênis de corrida.

Em ambos os casos, o conteúdo era bom. Só foi pensado para a situação errada.

Apresentações e relatórios parecem iguais: ambos são arquivos e geralmente usam slides. Mas eles cumprem papéis completamente diferentes.

O que é uma apresentação?

Uma apresentação é uma história contada por uma pessoa. Os slides são apenas parte dela.

O apresentador traz o que um arquivo não consegue: entonação, ritmo, a pausa antes do número importante, a resposta para a dúvida que alguém estava prestes a levantar. Os slides fazem o que uma pessoa não consegue: mostram a imagem, tornam a ideia visível, dão à sala algo memorável para fixar.

É por isso que bons slides de apresentação têm muito menos texto. Uma ideia por vez. Menos palavras. Uma imagem que desperte alguma emoção. Estudos sobre memória são categóricos nesse ponto: conteúdos com apelo emocional são retidos com muito mais profundidade do que conteúdos neutros. Em uma apresentação, o que o público sente é o que ele realmente grava.

Uma apresentação precisa de um apresentador. Sem ele, torna-se apenas um punhado de pistas desconexas.

O que é um relatório?

Um relatório é uma peça de informação projetada para funcionar quando não há ninguém por perto para explicá-la.

Ele precisa responder a todas as dúvidas por conta própria. Isso significa frases completas, estrutura clara e dados com contexto suficiente para serem compreendidos sozinhos. Um bom relatório permite que alguém passe o olho em cinco minutos e o compreenda a fundo em dez, na sua própria mesa, no seu próprio ritmo.

Geralmente, relatórios servem como material de consulta. São enviados antes de uma reunião para que as pessoas cheguem preparadas, ou depois, para dar embasamento às decisões tomadas.

Um relatório é feito para ser lido, não encenado.

Apresentação vs. Relatório: resumo prático

O material que tenta ser os dois

Nancy Duarte, autora de Resonate, deu um nome para documentos em slides feitos para leitura: slidedocs. É um formato totalmente válido. O problema é quando um único arquivo tenta ser um slidedoc e uma apresentação de palco ao mesmo tempo.

Fica poluído demais para apresentar, fazendo com que o apresentador leia os slides em voz alta enquanto o público já lê na frente. Fica fragmentado demais para ler, fazendo com que a pessoa que o abre mais tarde encontre tópicos que só faziam sentido com alguém falando por cima.

É como tentar usar pés de pato e tênis de corrida ao mesmo tempo. Você não vai nadar bem e não vai conseguir correr nada.

Como escolher: basta uma pergunta

Antes de criar o primeiro slide, pergunte-se: vai ter alguém ao lado disso explicando?

• Sim. Desenvolva uma apresentação. Conte uma história. Deixe espaço para quem vai falar.

• Não. Crie um relatório. Deixe a página falar por si só.

• Os dois. Crie dois arquivos: uma apresentação para a reunião e um relatório para a caixa de entrada. Dá mais trabalho. Mas também é a única forma de funcionar nas duas situações.

Triatletas não nadam de tênis de corrida. Eles trocam de equipamento a cada etapa. A sua história merece esse mesmo cuidado.

Por que desenhamos ambos

Na Lupa, desenhamos apresentações e relatórios como peças distintas, porque eles cumprem funções diferentes. Clientes costumam nos pedir apenas um material. Mas, na maioria das vezes, o que eles precisam são dois: um feito para gerar impacto na sala e outro feito para ser compreendido muito tempo depois do fim da reunião.

Antes da sua próxima reunião, olhe para os seus pés. Pés de pato ou tênis de corrida?